As áreas estratégicas da empresa geralmente representados pelos diretores, decidem em conjunto com os acionistas quais serão os novos empreendimentos, e logo depois repassam os objetivos e resultados esperados aos seus gestores. Geralmente em empresas que não possuem uma área de projetos estruturada acontece a demora de repassar as informações aos analistas que são os responsáveis por fazer acontecer.
Essa demora eu costumo fazer uma analogia ao Gap dos Objetivos ou (Gap Analysis) que é a diferença entre o desempenho atual de uma empresa e o seu estado futuro desejado. Nesse espaço de tempo os gestores definem seus planos de ações e estratégias, e aproximam os objetivos para facilitar a compreensão dos analistas.
Você já deve ter percebido em algum momento aquela sensação de calmaria dentro da empresa, mas não se engane, a empresa pode estar passando por esse momento de "Gap dos Objetivos", e esse é o momento certo para você buscar as informações e se antecipar.
Chegou a informação de um novo projeto, e agora o que eu devo fazer ?
Primeiro passo: Aproxime-se dos objetivos corra atrás das informações neste momento você precisa de ação porque se você ficar parado esperando a informação chegar o tempo vai passar, e quando chegar será tarde. Correndo atrás você identificará as pessoas chaves do processo, agende reuniões converse com elas mantenha o diálogo aberto e transparente. Neste momento os objetivos estarão mais claros, e você já tem condições de começar a desenvolver a estrutura do projeto, utilize ferramentas como mapa mentais eles ajudam muito para organizar as ideias. Logo mais vamos falar muito sobre a EAP (Estrutura Analítica de Projeto). Aqui no curso você aprenderá a como criar uma EAP com um modelo efetivo.
Segundo passo: Identifique quem são as partes interessadas do projeto quais as pessoas necessárias para se aproximar dos objetivos agende reuniões converse com as pessoas, e oriente para começarem a se planejar e se organizar para o projeto. Seja claro e colaborativo com a equipe.
Terceiro passo: Desenvolva o documento TAP (Termo de Abertura de Projeto), prepare um material de apresentação agende uma reunião com toda a equipe, e apresente os principais tópicos do projeto:
- Breve resumo sobre o projeto
- Necessidades básicas do trabalho a ser realizado.
- Responsabilidades e autoridades.
- Cronograma básico de projeto.
- Estimativas de custos iniciais.
- Necessidades de recursos.
- Necessidade de suporte pela organização.
- Controle e gerenciamento das informações do projeto.
APRENDA A GERENCIAR PROJETOS
luís montes
Fundador / Gerente de Projetos
Pós-Graduado em MBA Master Bussiness Administration em Gestão de Projetos pela universidade do Vale do Itajaí - UNIVALI.
Pós-Graduado em Redes e Telecomunicações pela universidade PUC-Curitiba/PR.
Ministrei cursos de gestão de projetos para mais de 100 servidores públicos do Município de Itajaí.
Sou Especialista de Gestão de Projetos já participei de grandes projetos em TI pelos estados do Brasil, e adquiri muita experiência no campo de batalha!